Je l’avais évoqué ici le 16 mars dernier, dans le troisième article de cette série sur les usages possibles de FileMaker. Notre logiciel préféré permet tout à fait de réaliser la gestion d’articles et de produits, ce en particulier pour publier un catalogue.

Il convient évidement d’avoir au minimum une table « Produits » et les rubriques pertinentes pour décrire ces produits : famille, sous-famille, catégorie, intitulé, descriptif, photo,… sans oublier de décliner cela en différents modèles, voire différentes tailles et couleurs,…

Suivant l’activité à gérer, cela peut être fort simple, ou plus complexe, mais FileMaker est parfait pour cela.

À partir de là, on peut créer différents types de catalogues : papier, CD, site Web,…

Catalogue papier

Mettons que l’on veuille imprimer un catalogue dans le domaine du sanitaire. Le chapitre des baignoires devra traiter de chaque modèle, mais celui-ci sera décliné en différentes tailles. Or, si l’on veut faire un catalogue papier, il faut mettre la photo une fois (et une seule fois) pour ne pas gaspiller de place, tout en ayant une ligne par taille avec les prix adaptés. Il en est de même du descriptif, qui doit être unique.

Toujours en papier, on voudra une mise en page travaillée, et là, cela ne relève plus du rôle d’une base de données. Il faut un logiciel de PAO (InDesign ou xPress par exemple). Va-t-on alors devoir ressaisir en PAO toutes les données de nos produits, comme on le voit encore trop souvent ? Que nenni ! FileMaker est capable de faire des tris et exports. À nous d’en profiter.

On va trier nos articles, de façon à ce que tous les items de la même baignoire soient regroupés, par ordre de taille par exemple (ou autre). Puis on exporte les informations : Intitulé, photo, descriptifs, prix,… Attention ! Certaines données sont multiples (le prix varie suivant la taille), alors que d’autres ne varient pas (on prendra la même photo et le même descriptif pour toutes les tailles).

Comment faire ?

Utiliser intelligemment l’informatique, c’est utiliser chaque outil pour son point fort, mais en lien avec d’autres outils. Et FileMaker répond très bien à cet objectif. Notre base FileMaker possède toutes les données et les exporte. Le logiciel de PAO sait les mettre en page de façon lisible et fonctionnelle (du moins, l’opérateur PAO sait créer la maquette qui convient). Reste l’intermédiaire : faire le passage, le transfert des données entre la base de données et la maquette PAO. Pour cela, nous utiliserons suivant les cas, un langage  comme le XML, ou une extension comme InData (pour InDesign) ou xData (pour xPress). Ces utilitaires donneront de l’intelligence aux données exportées, et chaque donnée se positionnera au bon endroit, dans la bonne feuille de style, pour une mise en page réussie. Il est toujours magique de lancer pour la première fois l’import intelligent de données : une maquette xPress vide se remplit alors en quelques minutes de 500 pages de catalogues détaillé…
Magique, je vous dis !

Catalogue en ligne

De la même façon, on pourra faire communiquer les données FileMaker avec un site Web. Là aussi, les technique sont variées, en fonction de la masse de données, le nombre de connexions simultanées attendues, la fréquence de mise à jour (à la seconde ou hebdomadaire ?), les technologies utilisées sur le site web concerné, etc.

Mais on peut aussi vouloir obtenir ces données dans un autre contexte. Ainsi, rendre accessible sur un iphone la liste des adhérents d’une association dans le domaine de la santé. Cela permet de trouver l’adhérent le plus proche en fonction de sa situation géographique (via le GPS de l’iPhone).

Autre cas de figure, des organisateurs facilitent les inscriptions à un événements depuis un site web, inscriptions qui en fait, alimentent une base FileMaker. Gain de temps et moins d’erreurs de saisie…  Je me souviens, il y  quelques années, du service de petites annonces d’un journal. Il m’avait demandé un audit. Il est rapidement apparu que chaque annonce était saisie plusieurs fois : par le client, l’hôtesse d’accueil, l’opérateur PAO, et même la comptabilité qui faisait la facturation en fonction du nombre de caractères. FileMaker se débrouille très bien de tout cela et évite bien entendu les doubles saisies  En outre, grâce à une borne interactive équipée d’un écran tactile ou d’un clavier, c’est le client lui-même qui saisit son annonce et voit immédiatement combien cela va lui coûter…

Données sur CD

Catalogue, annuaire, index,…  mettez-les aussi sur CDs ou DVDs ou le support de votre choix ! Leurs données peuvent être exportés en différents formats depuis FileMaker. Mais on a aussi la possibilité de les diffuser directement en FileMaker, sans obliger les utilisateurs à acheter le logiciel. Il suffit d’avoir FileMaker Advanced pour créer des runtimes (exécutables), lesquels contiennent un moteur FileMaker simplifié.

Voilà pour cette fois !

Comme on le voit, FileMaker n’emprisonne pas vos données. À vous de savoir ce que vous voulez partager ou diffuser, à qui, comment, à quelle fréquence,… FileMaker est fidèle au poste

Cordialement

Michel Lansard

FileMaker peut évidemment gérer un service d’abonnement et d’expédition d’un journal, d’une revue, ou d’un service. Ce fut même le sujet d’un de mes premiers développements en FileMaker 7 à la sortie de cette version, il y a quelques années…

Il s’agissait d’une revue.

Il y a la partie évidente des personnes et leurs coordonnées. Mais il s’agit surtout de savoir où ils en sont par rapport à leur abonnement.

Financièrement, il y avait trois cas possibles à gérer : l’abonné paye son abonnement, ou cet abonnement lui est offert et c’est une autre personne qui paye, ou c’est un abonnement gratuit. C’est important de le savoir, car à la fin d’un abonnement, on ne doit pas gérer de la même façon. Par exemple si c’est un cadeau, on va prévenir celui qui paye, sans parler de fin d’abonnement à celui qui reçoit la revue. Ce n’est que si le payeur ne réagit pas qu’alors on s’adresse au lecteur… Évidemment, pas de relance pour un abonnement gratuit

Et il y a le cas d’organismes qui s’abonne pour plusieurs numéros. Enfin il y avait différentes particularités dues à la situation géographique de l’abonné.

Cela veut dire que chaque trimestre, un script d’expédition fabrique un fichier texte, envoyé à un routeur professionnel, avec les adresses, mais aussi d’éventuelles indications pour un coupon ou courrier d’accompagnement.

Ainsi Martin recevra simplement sa revue, puisqu’il doit recevoir cette fois le second envoi de son abonnement.
Tremblay recevra son avant-dernière revue, tandis que Dupont, qui lui a offert l’abonnement, est prévenu que c’est bientôt fini et qu’il peut renouveler son cadeau.
Serano reçoit son quatrième numéro accompagné du coupon de réabonnment.
Vermesch a déjà reçu ses 4 numéros et le coupon de réabonnment, sans avoir répondu ; il reçoit un cinquième numéro avec un coupon de relance ; sans réponse il ne recevra plus rien.
L’association ATTRE quant à elle, reçoit 10 exemplaires du numéro en cours.
Etc.

Le script évidemment traite chacun en fonction de sa situation, puis met le dossier à jour en signalant l’envoi et en incrémentant le numéro du dernier magazine reçu.
La fiche de chaque abonné est mise à jour pour voir en temps réel où en est son abonnement, ce qu’il a reçu comme magazine ou comme courrier d’accompagnement, qui est le payeur, etc. On gère cela évidemment au fil des années et on peut remercier celui qui est un fidèle abonné depuis 5 ans, ou 10 ans,…

De mémoire, vues les différentes situations, plus les aspects France et hors France, il y avait 18 cas différents à gérer. Tout cela avec un script.
Et ceci remplaçait un système plus lourd sous AS400…

Michel Lansard

Les premiers usages que je vous ai présenté sont considérés comme assez classiques.
Après tout, prendre un « fichier », et passer à la « base de données » pour gérer ses clients, ce n’est pas l’invention du siècle.

Voyons maintenant des exemples plus « productifs »

1) L’atelier

On voit des ateliers de production « se contenter » de gérer les clients, ou à la rigueur faire les factures, avec FileMaker, mais ne pas imaginer en faire autant pour suivre le cœur du métier. Certains vont même acheter, souvent fort cher, des outils dits de GPAO, « Gestion de Production Assistée par Ordinateur ».

Certes, il y a parfois, pour certains métiers, des outils logiciels déjà existants, bien faits et plus économiques que le développement personnalisé d’une base de données. Mais je connais des entreprises où cela aurait été moins onéreux et plus pratique de faire cela sous FileMaker, surtout quand elles avaient déjà des compétences FileMaker internes.

Imaginons un atelier et un cas volontairement simple, pour illustration.

Robert arrive le matin.
Un tableau FileMaker lui liste la ou les tâches prévues pour lui : la machine 23, pour le dossier 45, avec un planning prévu entre 8H et 9H45.
Il trouve également les paramètres pour la dite machine.
Sur un écran tactile FileMaker, il confirme qu’il prend en charge cette tâche, stockant l’heure de départ.
Une fois la tâche terminée, il clique sur « Fin » et le temps réel (à facturer au client final) est calculé.
Il peut entrer des remarques relatives à la tâche ou à l’état de la machine.

Pendant ce temps-là, Sylvie a passé 1 heure sur la machine 12, pour ce même dossier 45.

À n’importe quel moment le chef d’atelier, ou le responsable du client ayant commandé le dossier 45, peut connaître le cumul des temps.
En fin de journée, Robert et Sylvie ont le relevé de leur temps.
Le responsable des machines peut voir les comptes-rendu, et même recevoir une alerte si Robert ou Sylvie ont coché un dysfonctionnement à réparer.
Il peut savoir depuis combien de temps tourne la machine 12, et si c’est bientôt le temps d’une petite révision technique pour elle.

En fait, on peut imaginer de nombreuses données saisies dans FileMaker et permettant de mieux gérer l’atelier.
Nous avons noté que Sylvie et Robert saisissent des données à l’aide d’un écran tactile. Mais dans certains ateliers, ils utilisent en arrivant leur carte personnelle, passée dans une badgeuse, et reliée au serveur FileMaker.

2) Restauration rapide

Il n’y a pas que des ateliers. Ainsi, nous avons été amenés à développer la gestion de la conception des plats, pour de la restauration rapide.
Chaque plat a sa recette prédéterminée, avec ses ingrédients calibrés. La salade de printemps a tant de gramme de salade verte, de tomates, de concombre,… plus une olive et tant de quantité de sauce vinaigrette. La vinaigrette, qui est ici un ingrédient, est elle même une recette (ou plutôt une sous-recette), car réutilisable pour d’autres plats.

Chaque ingrédient a un prix, en fonction du prix d’achat, et du prix éventuel de traitement, ce qui donne le prix du plat, et in fine permet de savoir si on gagne ou on perd de l’argent. Évidemment, on peut gérer le stock, les alertes avant de tomber en panne, et les commandes de réapprovisionnement.

On est loin du simple fichier d’adresses clients…

3) L’hôtellerie

Mais puisque nos deux exemples, qui émanent du domaine de la production, évoquent des notions de traçabilité, allons plus loin avec un exemple hôtelier.
Nous sommes dans un hôtel, le staff est composé de quatre réceptionnistes de jour, un réceptionniste de soirée (night auditor) et un veilleur de nuit.

Monsieur Martin réserve une chambre pour un séjour de quatre jours, mais il a un problème, assez courant dans ce métier : un contrat d’ »allotements » a été signé avec un voyagiste, qui stipule qu’un certain nombre de chambres doit être disponible pour lui, avec une période de rétrocession, sans que personne ne sache si ces chambres vont être effectivement occupées.

L’hôtelier informe donc son client que le séjour est possible, mais qu’il y a un risque qu’il soit « délogé », non seulement d’une chambre à une autre, mais également vers un autre hôtel.
Le client accepte. Les deux premières « nuités » se passent sans encombre mais il se voit contraint de changer de chambre la troisième, puis de passer la quatrième nuit dans l’hôtel d’en face.

Un réceptionniste du matin, celui qui a eu commande du voyagiste, a procédé au « délogement » du client vers une autre chambre, d’un simple clic sur la fiche du client. Un autre réceptionniste l’a délogé le lendemain après-midi vers l’hôtel d’en face, ayant eu une nouvelle commande du voyagiste prioritaire laissant l’hôtel en « surbooking ». Ce second réceptionniste a immédiatement vu le premier délogement effectué par son collaborateur et adopte un ton particulier pour s’en excuser auprès du client.

La fiche du client contient l’intégralité de l’historique, ce qui est une prérogative importantes des bases de données mais le plus « intéressant » reste à venir. Le réceptionniste de soirée quitte à 23 heures, relayé par le veilleur de nuit. Ce dernier reçoit un coup de téléphone : quelqu’un veut parler à Monsieur Martin.
Le veilleur de nuit n’est pas habilité à gérer des réservations, il n’a volontairement pas été formé. Il dispose néanmoins d’un planning minimal, qui lui dit instantanément où se trouve Monsieur Martin et comment le contacter.

Il est important de comprendre, dans cette notion, les deux prérogatives essentielles d’une base de données parfaitement structurée :
1 – Monsieur Martin, le pauvre, a été déplacé deux fois d’un simple clic
2 – Monsieur Martin a été trouvé par le veilleur de nuit d’un simple coup d’œil.

Allez, on en reste là pour aujourd’hui, après tout vous avez pu travailler, manger et dormir
en quelques lignes,….
cela remplit bien la journée

Michel Lansard

Les situations nécessitant de gérer de la documentation sont multiples. On peut vouloir garder des devis, bons de commande, fiches techniques produit, photos, présentations marketing, fiches d’adhérents, plans d’accès,….   seule l’imagination pose les limites.

Pour certains documents, il suffit de ficher leur description, les auteurs,  leur emplacement. Cela sera le cas de livres ou de rapports imprimés, ou de CDs ou DVDs, etc.

Attention, si certains ouvrages peuvent avoir plusieurs auteurs, il y aura vraisemblablement une relation « n à n » entre « Auteurs » et « Ouvrages », nécessitant une troisième table dite de jonction : « Redaction ». Il faut penser aussi à gérer les éventuelles copies d’ouvrage, voire prévoir des emplacements différents pour chacune de ces copies.

Il est important surtout de bien réfléchir à une typologie qui ne  change pas tous les jours, pour classer tout cela avec des mots clefs.

Si ce sont des documents informatiques : son, vidéo, documents Word, Excel ou autre Pdf,…  ils pourront être « stockés » directement dans FileMaker, via une rubrique Multimedia (appelée aussi container).

On remarquera que j’ai mis « stockés » entre guillemets. Il y a effectivement deux façons d’importer un document informatique dans une rubrique multimédia. Cela se décide au moment de l’import du dit document, où la fenêtre de dialogue nous propose une option à cocher ou non : « Stocker uniquement la référence au fichier ».

Si on ne coche rien, le document est pleinement importé dans l’enregistrement FileMaker. L’avantage est qu’il est là de façon permanente (même si on déplace le fichier .fp7), et que l’on peut à tout moment l’exporter pour le récupérer. L’inconvénient est que le fichier FileMaker s’alourdit.

En cochant cette option, le fichier informatique (Word, Pdf,…) n’est pas vraiment importé. FileMaker conserve en fait le chemin d’accès au dit fichier. Il sait qu’il est dans tel répertoire/dossier sur tel disque dur, et l’affiche à travers la rubrique multimédia. Le premier avantage est que le fichier .fp7 reste plus léger. Le second avantage est que le fichier informatique reste accessible pour d’autres applications. C’est très pratique par exemple pour le datapublishing, autrement dit le mariage entre FileMaker et par exemple xPress ou InDesign, pour automatiser des catalogues, annuaires, tarifs,…  L’inconvénient est que si on déplace le fichier informatique ou si on le renomme, le chemin change et FileMaker ne le trouve plus. On peut cependant le plus souvent, grâce aux fonctions de calcul portant sur le texte, recalculer le bon chemin si on a par exemple déplacé tout un ensemble de documents d’un disque sur un autre.

En résumé, comme tout projet FileMaker, il convient de bien analyser le besoin, aujourd’hui et demain. Mais globalement, FileMaker est un bon outil pour la gestion documentaire, utilisé comme tel dans de nombreuses entreprises ou associations.

Après une longue interruption, suite à l’actualité de FileMaker 11, je reprends le fil de notre réflexion sur les usages possibles de FileMaker. Nous nous étions quitté le 16 mars, en parlant de FileMaker comme un outil de vente.

Aujourd’hui, je parlerai de l’analyse des ventes.

FileMaker a en effet de puissantes fonctions de calcul. Nul besoin de passer par un export des données à un tableur…
Il a également des fonctions statistiques, et il est facile de créer des modèles de rapports, avec récapitulatifs et sous-récapitulatifs. C’est parfait pour sortir la liste des clients par chiffres d’affaires, par zones géographiques, ou par thématiques par exemple.
On peut ainsi retrouver les 20% de clients assurant les 80% de recettes (loi de pareto).

FileMaker 11, par ses nouvelles fonctionnalités de regroupement de fiches à la volée, permet d’obtenir de tels rapports instantanés sans même créer de modèle complexe. Je recherche par exemple les clients ayant fait un achat dans les 6 derniers mois, et je les regroupe par région, en 30 secondes, en affichant de plus le nombre de clients pour chaque région.
Je peux visualiser tout cela de façon plus parlante grâce aux nouveaux outils de graphiques (camembert, histogramme, courbe,…).

J’ai donc les moyens de suivre et de mieux connaître mes clients. Il est évident que je peux utiliser ces outils pour suivre les adhérents d’une association.

Mais pour en rester à des fonctions plus commerciales, je peux aussi suivre les commerciaux de l’entreprise, leurs résultats, calculer les commissions à payer en fin de mois ou fin d’année, les remboursements de frais,…

En résumé, il serait dommage de se contenter de gérer les noms et coordonnées des clients, ou de n’y ajouter que les devis, bons de livraison et autres factures…

Une bonne gestion commerciale permet de mieux connaître son marché, pour mieux satisfaire ses clients. FileMaker est un bon outil pour cela…

À la prochaine,

Michel Lansard

La dernière fois, nous avons vu que nous pouvions utiliser FileMaker pour gérer des adresses (clients, fournisseurs, adhérents,…). C’est un usage assez classique.

Mais que faire de ces adresses ?

Certains se contentent de les consulter (trouver le téléphone de Robert Tremblay ou de Sophie Martin afin de les appeler).
D’autres impriment des listings par exemple pour organiser une opération de phoning, tandis qu’il en est qui exportent les données pour les fournir à une agence de pub, un imprimeur, un routeur,… pour faire un mailing.

On voit là se dessiner un usage des informations saisies dans FileMaker : communiquer avec les personnes que nous avons dans notre base de données ou transmettre des données.

FileMaker est très intéressant sur ce plan. Il peut effectivement exporter les données, mais il sait faire aussi beaucoup de choses par lui-même. En voici quelques-unes qui me viennent à l’esprit. N’hésitez pas à en proposer d’autres….

1 – Imprimer des listes d’étiquettes pour un mailing. Il y a même des chances pour que vous trouviez ce dont vous avez besoin parmi les modèles prédéfinis de FileMaker.

2 – Imprimer directement le mailing dans un modèle de courrier, avec l’adresse bien placée pour une fenêtre à enveloppe (ce qui apporte gain de temps et d’impression).

3 – Faire du courrier personnalisé (hors mailing) et stocker tous ces courriers dans une table « Historique » liée à la table des personnes. Cela permet de suivre l’historique de la relation avec chaque personne listée.

4 – Prévoir pour la même table un modèle pour une présentation de type fax, et l’envoyer via un logiciel de fax.

5 – Prévoir aussi un modèle pour l’envoi de courriel (ajouter la rubrique « Objet » par exemple) et utiliser les fonctions d’envoi de mail personnalisé de FileMaker. Depuis FileMaker 10, il n’y a même plus besoin de logiciel de messagerie : FileMaker fait du SMTP. Voir notre fiche Astuce FileMaker N°12.

6 – En fait, profiter à fond de cette table « Historique » pour y garder aussi des comptes-rendus de visite ou de téléphone.

7 – Certains y stockent aussi des documents liés à la personne concernée (contrat sous Word, budget sous Excel, présentation en Pdf, photo,…) grâce à une rubrique multimédia, voire même une table « Documents » liée à la table « Historique ».

8 – On peut même demander à FileMaker de téléphoner au client, en le connectant à un logiciel comme Skype par exemple. Mais l’aspect téléphonique dépend beaucoup de votre installation…

9 – Évidemment, on peut organiser un emailing. Mais là, attention à ne pas expédier trop de mails à la fois, sous peine de passer pour un spammeur et de vous faire interdire par votre fournisseur d’accès. C’est arrivé à certains qui ne s’y attendaient pas, forts de leur bonne foi…
Relisez nos articles sur la netiquette ici : http://blog.fmp-formation.com/2009/07/la-netiquette/ et sur les spams là : http://blog.fmp-formation.com/?s=spam

Bref, plus qu’une simple liste d’adresses, FileMaker peut devenir le point central de votre communication. Nous en verrons d’ailleurs d’autres aspects dans quelques temps. Vous pouvez rechercher tous ceux à qui vous avez parlé de tel produit ou tous ceux qui ne répondent plus à vos mails depuis 1 an… ou retrouver l’historique complet d’un client ou fournisseur depuis les 15 dernières année,… La limite n’est que celle de votre imagination…
Et en prime, tout cela se partage en réseau…

À bientôt

Michel Lansard