Projetons-nous dans quelques mois !

Windows 8 pointe son nez. Sur Mac, le nouveau système Mountain Lion, est attendu pour cet été. Que vous le vouliez ou non, acheter un nouvel ordinateur dans quelques mois, c’est obligatoirement avoir un nouveau système.

Or les migrations systèmes ne sont pas forcément faciles. Ceux qui sont passés de XP à Windows 7 ont très souvent souffert. Et Microsoft ne sait même pas dire ce qui se passera pour XP ou Vista lors du passage à Windows 8. Voir cet article du Monde Informatique.

Pendant ce temps là, certains organismes utilisent encore des vieux FileMaker, voire FileMaker 6 ou 5. Il y a peu, nous avons même été appelé pour migrer du FileMaker 4 !
Cela a coûté cher à ceux qui avaient attendu si longtemps…

La donne change avec la sortie de FileMaker 12 !

Cette version ne sait pas transformer des versions 5 ou 6, et donc tous les fichiers qui ont l’extension « .fp5″. Il faut impérativement passer par une version intermédiaire. De plus, attendre encore, c’est devoir subir d’abord la migration en version 11 (souvent lourde) puis la migration en 12 (nettement plus légère il est vrai).

Notre conseil est clair : il faut anticiper !

Surtout, il faut éviter de devoir tout changer en même temps, en catastrophe, parce que l’on doit un jour acheter une nouvelle machine. C’est un cumul de dépenses, des pertes de temps, de la désorganisation, des formations faites en urgence et mal, un risque pour les données,… et j’en passe.

Bref la galère !

Pour y échapper, faites le point, maintenant, et planifiez !

Il faut évidemment voir votre propre situation. Mais dans la majorité des cas qui nous sont soumis, il y a un net avantage à organiser le passage à la version 12 aujourd’hui. C’est en tout cas obligatoire si vous êtes encore en version 5 ou 6 de FileMaker.
Ne pas le voir, c’est faire courir un risque certain à vos données.

Notre rôle est de vous conseiller… Le votre est de décider !

Michel Lansard

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Ces deux derniers mois, j’ai été contacté par de nombreuses entreprises tournant encore sur FileMaker 6, voire même 5 ou 5.5.

On sait qu’une telle situation n’est pas pérenne et est même assez dangereuse. Il est nécessaire de planifier au plus vite une migration en douceur, avant de devoir la subir de manière brutale et dans la douleur.

Nous en avions d’ailleurs parlé il y a un an :
http://blog.fmp-formation.com/2009/06/migrer-des-fichiers-filemaker-6/

Bien sûr, chacun est dans une situation particulière.

Si je regarde ce qui a été fait chez différents clients ce dernier trimestre, le travail concerné a varié entre une demi-journée et 16 jours.
Dans le premier cas, il s’agissait juste de 2 fichiers reliés, avec peu de scripts et calculs, mais plusieurs dizaines de milliers d’enregistrements, et une histoire de nombreux plantages mal récupérés.
Dans le second cas, il s’agissait de 62 fichiers reliés, avec de nombreux scripts et des calculs assez complexes. Et il a été décidé de regrouper certains des petits fichiers. Heureusement, grâce à nos indications, le responsable interne a pu faire la plus grosse partie du travail et nous n’avons eu à intervenir que pendant 4 jours.

Mais presque à chaque fois, une grosse part de travail, voire parfois 70% de celui-ci, consiste à nettoyer les données.

Pour être clair, je n’ai jamais rencontré un fichier parfaitement propre. Les difficultés peuvent être parfois mineures, mais il en est qui sont vraiment catastrophiques. Je me souviens par exemple de cette agence de communication qui découvre, au cours d’une intervention, qu’elle passait à côté du tiers de sa cible lors des opérations d’emailing. Je ne vous dit pas la réaction de la directrice quand je lui en ai fait prendre conscience concrètement ! Or, cela venait de rubriques mal protégées en saisies, de listes de valeurs mal gérées, d’une formation insuffisante pour les opératrices, et d’une absence totale de contrôle/nettoyage régulier.

FileMaker est un outil génial, pratique, puissant,… certes. Mais à condition de ne pas négliger l’entretien.

Interrogez-vous. Vous ne vous occupez pas de votre voiture ? Pas de contrôle concernant les freins, les pneus, ou autre niveau d’huile ?
Ou si vous avez une cheminée à la maison, vous ne la ramonez jamais ?
Ok. Vous aimez vivre dangereusement… Chacun sa vie…

Mais si ce n’est pas le cas, réfléchissez bien.
Un nettoyage des données, cela veut dire quoi pour vous ?
Et quand l’avez-vous fait pour la dernière fois ?

Alors, n’hésitez plus et armez-vous de courage pour votre « nettoyage de printemps » !
Et ce, quelque soit la saison chez vous

Michel Lansard

PS : pour les abonnés aux fiches Astuces, il est utile de relire la fiche N°7 et son usage de l’index ainsi que la fiche N°11 et son approche des clones. Elles sont très utiles dans une perspective de nettoyage.
Pour tous, il y a notre cahier pratique sur « Comment nettoyer ses données FileMaker »
http://www.editomac.fr/publications/cahiers/nettoyer-ses-bases-filemaker.aspx

Un nouveau cahier pratique FileMaker

Nombreuses sont les entreprises et les associations qui décident ces temps-ci de migrer de FileMaker 6 (voire antérieur) vers FileMaker 10.
Nous en avons déjà parlé, c’est une opération à prendre au sérieux.

Mais suite à cette migration, il leur faut découvrir la nouvelle interface. Il nous était donc demandé un cahier pratique sur ce thème.

C’est fait ! Le dernier cahier pratique d’Editomac est en ligne :
Découvrir l’interface de FileMaker 10

Il s’adresse aux utilisateurs.
58 pages sur les nouveautés apportées par cette version : barre d’état, tableaux, tris en temps réel, rapports dynamiques, recherche,…
En annexe, les configurations requises et la liste des nouveautés concernant les développeurs.

La question nous est fréquemment posée.

Faut il passer de FileMaker 6 à FileMaker 10 ? Y a t-il des difficultés à prévoir ?

Soyons clair : on ne peut rien dire de certains dans une migration de 6 à 10 (ou à 8 ou 9).
Cela peut très bien se passer comme on peut avoir des surprises, surtout quand c’est un fichier ancien, qui a déjà bien vécu, qui a eu des plantages ou qui a été hébergé sur diverses machines…

Il convient donc de TOUT tester, surtout si on travaille en réseau.

Par exemple, un script peut ne plus marcher parce qu’on n’a pas prévu de valider la sortie d’une fiche dans un autre fichier que celui qui est actif (cas d’une base faite de plusieurs fichiers reliés).
On peut avoir des problèmes avec les références externes car les fichiers antérieurs à FileMaker 7 gardaient trace de toutes les machines les ayant hébergés, sans que l’on puisse y avoir accès (ce qui est possible depuis la 7).
On peut avoir un bouton qui se décale d’un pixel et un clic ne marche plus.
Si on les a transformés sans supprimer au préalable les mots de passe, cela peut aussi créer des problèmes.
Certaines images peuvent avoir des soucis si les machines sont mélangées mac et pc.

Ce ne sont que quelques dysfonctionnements, tous réparables heureusement, que j’ai rencontré suite à des migrations réalisées par des clients.

Mais on peut aussi n’avoir aucun problème

Et de toute façon, il faut faire cette migration, maintenant, consciemment, sous peine d’avoir à la faire en catastrophe un jour à l’occasion d’un changement obligatoire de machine par exemple. Anticiper est toujours mieux que subir…
Je pense à un client qui a trop attendu, et qui à cause d’une machine ancienne tombée en panne, a du changer à la fois la machine, FileMaker, xPress, xData,… Évidemment rien de tel n’était programmé. La finance ET la psychologie de l’équipe en ont pris un coup !

Donc tester, retester, d’abord en monoposte, puis en réseau avec au moins deux utilisateurs.

La question de tout réécrire en 10 pour tenir compte de la nouvelle interface et profiter des fonctions nouvelles est un autre problème…

Michel Lansard