Voici l’ours amené à sortir de sa grotte… Cf. « Votre maison FileMaker » (12)

La famille grandit. Ou les besoins changent : Papa a décidé de travailler à domicile et a besoin d’un bureau.
On a maintenant deux voitures et il faut un second garage…
Ou il y a eu une mutation, et il faut se rapprocher du nouveau lieu de travail.

Il y a moult raisons de devoir déménager un jour ou l’autre.

Il en est de même pour ma maison FileMaker.

Je dois changer d’ordinateur pour mon serveur ou déménager une partie de mes données sur un site Web pour les rendre accessibles à des partenaires. Ou tout simplement faire évoluer mon logiciel favori vers la version actuelle. Nombreux sont ceux qui passent en version 10 en ce moment

Un déménagement n’est jamais anodin. Il est sans doute plus simple à effectuer si j’habite seul dans un studio, plus lourd si nous sommes 10 dans une grande maison familiale…

Un indépendant, avec un fichier simple pour suivre ses contacts, aura sans doute vite fait pour passer son fichier FileMaker 6 en version 10. Avec un peu de chance, il fait cela en un quart d’heure.

En revanche, un atelier de production, géré par 58 fichiers FileMaker 5 reliés aura beaucoup plus de travail. Après 8 jours d’un très sérieux nettoyage de printemps, il en mettra encore 4 pour assurer et valider en détail la migration proprement dite.

Notre indépendant se retrouve immédiatement chez lui. Tandis que le responsable FileMaker de notre atelier a encore à former et à suivre ses 14 utilisateurs…

Ne sous-estimez pas une migration ! Cela peut dans certains cas coûter cher.

Et comme pour un déménagement, on peut le faire soi-même, éventuellement aidé par des copains (collègues) ou on peut le confier à un spécialiste. Tout dépend de l’enjeu, c’est-à-dire de la valeur de vos données…

À suivre… « Votre maison FileMaker » (14)

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru. Vous pouvez également cliquer sur le tag « Maison des données » en dessous du titre de l’article.

À votre avis, y-a-t-il un lien entre le sujet de la dernière fois (« Votre maison FileMaker » (11), et celui que nous abordons aujourd’hui ?

Aucun, sinon le refrain moult fois répété et entendu : « Arthur ! Range ta chambre ! »

Sauf cas particuliers, la grande majorité des enfants aiment avoir leur chambre. Une chambre bien à eux, où ils ont leurs jeux, peuvent se réfugier en cas de chagrin, ou y accueillir un(e) ami(e) pour passer un bon moment. Ce n’est pas toujours possible, lorsque la maison est trop petite et que le budget familial ne permet pas de déménager.

Il en est de même pour notre maison des données.

Il peut être pertinent de prévoir la « chambre » de chaque utilisateur.

Si la base FileMaker gère entièrement l’entreprise (ou l’association), avec des utilisateurs à fonctions variées, pourquoi obliger chacun à accéder aux mêmes données ou fonctionnalités ?

Le comptable et le commercial doivent tous les deux avoir accès à des informations concernant les clients. Certes ! Mais ce ne sont pas forcément les mêmes !

FileMaker nous permet sans souci d’intercepter à l’ouverture du fichier le nom (ou les initiales, ou le compte) de celui qui vient de lancer le dit fichier. Et on présente alors à chacun le modèle qui lui convient, qui lui permet d’accéder plus rapidement aux données qui lui sont nécessaires.

Dans certains cas, ce sont même des données venant d’une autre base de données que le fichier concerné.

Peut-être même que le modèle est sécurisé pour lui éviter de modifier une donnée qui ne relève pas de sa compétence.

Il a peut-être également accès, via des boutons adaptés, à des scripts qui ne concernent que lui.

Ou des modèles et scripts d’impression adaptés à SON imprimante.

Il n’y a pas de limites.
À part le fait qu’il ne faut pas exagérer, et se retrouver avec une usine à gaz…

Mais que cela ne soit pas une raison de s’enfermer dans sa chambre, comme l’ours au fond de sa grotte

À suivre… Vous allez voir, à peine obtenue MA chambre, on déménage déjà ! (cf. « Votre maison FileMaker » (13)

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru. Vous pouvez également cliquer sur le tag « Maison des données » en dessous du titre de l’article.

Importer des données FileMaker depuis plusieurs rubriques…

FileMaker permet d’importer des données depuis une autre table (voire un autre fichier) FileMaker.

Imaginons que l’on veuille importer des données d’un fichier Adresse dans un clone de ce fichier.
En utilisant le menu Fichier > Importer des enregistrements > Fichier… on obtient une boîte de dialogue de ce type :

Il suffit de cocher les rubriques que l’on veut importer.

Notre exemple étant simple, pas de souci. Mais si l’on a plusieurs dizaines de rubriques à cocher, ce n’est pas la joie ! Il faut toutes les traiter manuellement, une à une…

Le truc du jour consiste à pouvoir toutes les cocher en même temps.

Pour cela, sélectionnez une rubrique dans la partie droite, puis demandez « Edition > Tout sélectionner ». Toutes les rubriques portent la couleur de sélection. Il suffit alors de cocher une des rubriques, en cliquant sur une des flèches. Miracle ! Elles le sont toutes !

Évidemment un nouveau clic les décoche toute.

Attention : ce truc est valable jusqu’à la version 10 de FileMaker comprise. Cela ne fonctionne pas pour la version 11.

Limiter et sécuriser l’accès aux données…

Ok, la dernière fois je vous ai invité à sécuriser et entre autre à fermer les accès, ou du moins les limiter à qui de droit (« Votre maison FileMaker 6).

Mais une maison, c’est aussi une porte ouverte aux amis, relations, … comme notre base de données peut être ouverte aux commerciaux itinérants ou aux fournisseurs ou clients.

Ce n’est pas tout !

Une maison a une boîte aux lettres pour le facteur et elle reçoit l’électricité, le téléphone, la télé, … comme notre base de données importe des données ou se relie à un site internet, …

Tout cela doit être prévu et sécurisé. Je crée donc des scripts voire des rubriques d’import, avec des calculs permettant de vérifier la cohérence des données ou de transformer ce qui me vient de l’extérieur en informations valides à l’intérieur.
Si le courant électrique m’arrive avec un certain voltage mais qu’il m’en faut un autre pour recharger mon portable, j’utiliserais un transformateur.
Si le tarif que m’envoie un client pour automatiser un catalogue est apparemment propre (deux décimales, des zéros quand il faut, …) mais qu’en réalité, ce n’est qu’un simple formatage (donc illusion visuelle), je peux utiliser FileMaker comme transformateur et avec ses fonctions de calcul, corriger tout cela (exemple encore vécu il y a quelques jours).

Et depuis la maison, on expédie du courrier, on téléphone aux amis, on envoie un mail, comme on pourra le faire depuis la base de données pour envoyer un devis en pdf ou faire un emailing.

On prévoit alors les rubriques nécessaires et surtout les scripts, pour le faire de façon rapide, protégée et personnalisée.

La maison, à travers ses entrées-sorties, est parfois considérée comme une « boîte noire », petite usine de transformation. On me livre du vin, des oignons et carottes, du boeuf, … je mets tout cela dans la pièce de la cuisine, utilise mes marmites, … et je ressors de la maison en emportant un boeuf bourguignon pour le repas collectif prévu chez des voisins.

De la même façon, j’importe des libellés produits (texte), des prix (nombre), des photos (multimédia) dans mon fichier FileMaker, j’utilise les fonctions de calcul à ma disposition, passe par les commandes de tri, … et j’exporte les données, bien formatées, validées et dans le bon ordre, … vers mon logiciel de PAO pour faire le tarif ou le catalogue.

C’est un usage que l’on oublie souvent de FileMaker. Dommage !

À suivre donc…

Dans le prochain épisode (« Votre maison FileMaker 8), vous vous demanderez si vous voulez faire appel à un architecte pour construire votre base ou si vous préférez jouer vous-même le rôle de castor

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru. Vous pouvez également cliquer sur le tag « Maison des données » en dessous du titre de l’article.

Sécuriser vos données…

Dans les étapes précédentes de notre itinéraire, nous nous sommes promenés à travers les pièces et le terrain de notre maison (« Votre maison FileMaker 5). Nous allons voir aujourd’hui comment sécuriser maison et domaine…

On peut rêver vivre dans un monde idéal où rien n’arrive de mauvais, en tout cas pas à nous…
On peut aussi traverser la place de l’Étoile à Paris les yeux fermés. Si, si, on peut…

Mais… Sauf à vivre dans certains villages, n’avez-vous pas fermé à clef votre maison ou votre voiture lorsque vous en êtes sortis ?

Or, si votre maison est un lieu que l’on peut sécuriser pour empêcher les voleurs ou casseurs d’y entrer, il en est de même pour votre base de données. Songeons-y aussi sérieusement ?…

Il faudra mettre en place des outils pour fermer les accès aux personnes indésirables.

Mais les utilisateurs, eux, auront-ils bien le droit de faire quelque chose ? Autrement dit, de rentrer dans la maison et d’y vivre ?

Il faudra donc mettre en place des mots de passe, des droits d’accès, autorisant un tel à faire ou voir telle partie, tandis qu’un autre aura un accès différent. FileMaker nous permet de sécuriser ou d’ouvrir tout ce que l’on veut (telle table, tel modèle, telle rubrique, tel script, …). Il fonctionne comme dans votre maison, lorsque vous fermez à clé votre bureau, de manière à ce que vos enfants n’y rentrent pas et ne mettent pas la panique dans vos dossiers et papiers

Mais la sécurité, ce n’est pas seulement protéger les données contre une intrusion malveillante ou maladroite…

Notre maison peut subir un dégât des eaux, un incendie, … On a donc prévu une assurance au cas où. Et on a dans un coin à accès rapide, les téléphones des pompiers, de l’ambulance, …

Si ma maison physique qui vient de brûler stockait notre ordinateur et notre base de données, pour une fois les deux maisons subissent le même sort. Les données sont parties en fumées, comme mes papiers, mes souvenirs d’enfance, etc.

Mais, l’avantage de la base de données sur mes photos de collège, c’est que j’ai pu avoir la précaution de faire des copies de sauvegarde. Et comme je suis malin, j’ai même une copie placée à l’extérieur de ma maison physique. Je retrouve tout car je n’ai plus qu’à demander mon DVD de secours bien protégé chez un copain à moi

J’ai pu mettre aussi mes objets de valeurs dans un coffre ignifugé à la banque, ou stocker certaines de mes affaires dans une entreprise spécialisée de stockage. Il en est de même en informatique, je peux déposer régulièrement une copie de ma base chez mon prestataire FileMaker, ou tout aussi régulièrement sur un serveur externe.

L’idéal est même de ne pas tout mettre au même endroit… Filemakerement parlant, je garderai alors un clone de mon fichier (donc la structure vide de ma base de données) sur un CD, et les données exportées, sans structure, sur un autre CD. Je n’aurai plus qu’à réimporter les seconds dans le premier pour être de nouveau opérationnel

Protection par mot de passe et droit d’accès, …
Copies de sauvegardes sous différentes formes en différents lieux, …

Pensons sécurité !

Ainsi, je n’ai pas oublié qu’il y a quelques années, j’avais lu des statistiques montrant que 80% des entreprises ayant eu un réel sinistre informatique faisaient faillite dans les deux ans qui suivaient.
Je suppose qu’aucun d’entre-vous, ami lecteur, n’est candidat à cela…

À suivre…

Notre prochain épisode (« Votre maison FileMaker 7)nous permettra de ne pas en rester à une possible paranoïa : après avoir pris nos précautions, les ouvertures et communications avec l’extérieur restent toujours envisageables, heureusement !…

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru. Vous pouvez également cliquer sur le tag « Maison des données » en dessous du titre de l’article.

Michel Lansard

Construire et partager des fichiers FileMaker…

Poursuivons notre découverte de notre maison-base de données : après les pièces (« Votre maison FileMaker (4)), maintenant, le terrain !…

Et oui, il ne faut pas le négliger : il peut être facile ou difficile, voire hostile. Dans tous les cas, je dois en tenir compte dans la mise en place de ma maison, voire l’organiser essentiellement en fonction du terrain.

Puis-je vraiment construire la même maison sur un terrain plat, étendu, d’accès facile, … et sur un terrain petit, à flan de montagne ? N’aurais-je pas intérêt par exemple à penser la seconde sur plusieurs étages, même si ce n’était pas mon idée originelle, afin d’avoir toutes les pièces voulues et garder un peu d’espace vert autour ? Sans compter que cela risque d’avoir des incidences sur mon budget, si je dois par exemple faire exploser une partie des rochers, …

Ma maison des données a aussi un terrain, on l’oublie trop souvent.

Il y a un aspect géographique : tous mes utilisateurs sont-ils dans les mêmes bâtiments, la même région ou le même pays ?
Il faudra penser au partage des fichiers FileMaker. Vérifier et éventuellement modifier les tuyaux d’accès, c’est-à-dire les connexions internet, le câblage éthernet ou les réseaux wifi.
Si nous sommes dans différents pays, il y a peut-être un problème de langue à considérer… ou de fuseaux horaires pour certaines liaisons.

Mais il y a aussi un terrain psychologique : suis-je en milieu hostile (utilisateurs réfractaires à l’informatique par exemple) ou positif (ils attendent avec impatience leur nouvel outil) ?
Cet aspect est souvent le plus négligé. Et on a vu des bases de données, informatiquement bien conçues et apportant une réelle optimisation du fichier, se révéler être un échec cuisant pour le commanditaire car il se trouve alors confronté à une vive résistance au changement…

Les vendeurs informatiques souvent nous parlent du Hardware (pour le matériel) et du SoftWare (pour le logiciel). D’ailleurs, même les utilisateurs parlent du hard et surtout de soft
De ma petite expérience on oublie trop souvent le troisième point, celui que j’appelle l’humanware, car l’humain est tout aussi fondamental.

Donc, si vous devez concevoir une base de données, ne vous considérez pas en « terrain conquis »
Faites participer les utilisateurs à la conception de la base pour qu’ils puissent s’approprier cette avancée. Vous y serez d’ailleurs gagnant, car ils ont souvent de bonnes idées !

À suivre… prochain épisode : la sécurité (« Votre maison FileMaker 6)…

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru. Vous pouvez également cliquer sur le tag « Maison des données » en dessous du titre de l’article.