À votre avis, y-a-t-il un lien entre le sujet de la dernière fois (« Votre maison FileMaker » (11), et celui que nous abordons aujourd’hui ?

Aucun, sinon le refrain moult fois répété et entendu : « Arthur ! Range ta chambre ! »

Sauf cas particuliers, la grande majorité des enfants aiment avoir leur chambre. Une chambre bien à eux, où ils ont leurs jeux, peuvent se réfugier en cas de chagrin, ou y accueillir un(e) ami(e) pour passer un bon moment. Ce n’est pas toujours possible, lorsque la maison est trop petite et que le budget familial ne permet pas de déménager.

Il en est de même pour notre maison des données.

Il peut être pertinent de prévoir la « chambre » de chaque utilisateur.

Si la base FileMaker gère entièrement l’entreprise (ou l’association), avec des utilisateurs à fonctions variées, pourquoi obliger chacun à accéder aux mêmes données ou fonctionnalités ?

Le comptable et le commercial doivent tous les deux avoir accès à des informations concernant les clients. Certes ! Mais ce ne sont pas forcément les mêmes !

FileMaker nous permet sans souci d’intercepter à l’ouverture du fichier le nom (ou les initiales, ou le compte) de celui qui vient de lancer le dit fichier. Et on présente alors à chacun le modèle qui lui convient, qui lui permet d’accéder plus rapidement aux données qui lui sont nécessaires.

Dans certains cas, ce sont même des données venant d’une autre base de données que le fichier concerné.

Peut-être même que le modèle est sécurisé pour lui éviter de modifier une donnée qui ne relève pas de sa compétence.

Il a peut-être également accès, via des boutons adaptés, à des scripts qui ne concernent que lui.

Ou des modèles et scripts d’impression adaptés à SON imprimante.

Il n’y a pas de limites.
À part le fait qu’il ne faut pas exagérer, et se retrouver avec une usine à gaz…

Mais que cela ne soit pas une raison de s’enfermer dans sa chambre, comme l’ours au fond de sa grotte

À suivre… Vous allez voir, à peine obtenue MA chambre, on déménage déjà ! (cf. « Votre maison FileMaker » (13)

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru. Vous pouvez également cliquer sur le tag « Maison des données » en dessous du titre de l’article.

Limiter et sécuriser l’accès aux données…

Ok, la dernière fois je vous ai invité à sécuriser et entre autre à fermer les accès, ou du moins les limiter à qui de droit (« Votre maison FileMaker 6).

Mais une maison, c’est aussi une porte ouverte aux amis, relations, … comme notre base de données peut être ouverte aux commerciaux itinérants ou aux fournisseurs ou clients.

Ce n’est pas tout !

Une maison a une boîte aux lettres pour le facteur et elle reçoit l’électricité, le téléphone, la télé, … comme notre base de données importe des données ou se relie à un site internet, …

Tout cela doit être prévu et sécurisé. Je crée donc des scripts voire des rubriques d’import, avec des calculs permettant de vérifier la cohérence des données ou de transformer ce qui me vient de l’extérieur en informations valides à l’intérieur.
Si le courant électrique m’arrive avec un certain voltage mais qu’il m’en faut un autre pour recharger mon portable, j’utiliserais un transformateur.
Si le tarif que m’envoie un client pour automatiser un catalogue est apparemment propre (deux décimales, des zéros quand il faut, …) mais qu’en réalité, ce n’est qu’un simple formatage (donc illusion visuelle), je peux utiliser FileMaker comme transformateur et avec ses fonctions de calcul, corriger tout cela (exemple encore vécu il y a quelques jours).

Et depuis la maison, on expédie du courrier, on téléphone aux amis, on envoie un mail, comme on pourra le faire depuis la base de données pour envoyer un devis en pdf ou faire un emailing.

On prévoit alors les rubriques nécessaires et surtout les scripts, pour le faire de façon rapide, protégée et personnalisée.

La maison, à travers ses entrées-sorties, est parfois considérée comme une « boîte noire », petite usine de transformation. On me livre du vin, des oignons et carottes, du boeuf, … je mets tout cela dans la pièce de la cuisine, utilise mes marmites, … et je ressors de la maison en emportant un boeuf bourguignon pour le repas collectif prévu chez des voisins.

De la même façon, j’importe des libellés produits (texte), des prix (nombre), des photos (multimédia) dans mon fichier FileMaker, j’utilise les fonctions de calcul à ma disposition, passe par les commandes de tri, … et j’exporte les données, bien formatées, validées et dans le bon ordre, … vers mon logiciel de PAO pour faire le tarif ou le catalogue.

C’est un usage que l’on oublie souvent de FileMaker. Dommage !

À suivre donc…

Dans le prochain épisode (« Votre maison FileMaker 8), vous vous demanderez si vous voulez faire appel à un architecte pour construire votre base ou si vous préférez jouer vous-même le rôle de castor

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru. Vous pouvez également cliquer sur le tag « Maison des données » en dessous du titre de l’article.