La semaine dernière, j’ai fait plusieurs interviews dans une entreprise. Ils nous ont demandé un audit de leurs bases FileMaker et de son utilisation réelle. Je dois poursuivre encore cette semaine, mais j’ai envie aujourd’hui de vous partager une réflexion… Car il y a une situation que je rencontre trop souvent !

Un des usages des fichiers FileMaker est l’emailing (mailing en nombre via courriel). Ce n’est pas original, me direz-vous. Il y a de nombreux organismes qui en font. Il en est même qui achètent FileMaker avec pour but premier de faire de l’emailing.

Or, sans entrer dans des détails trop longs ici, voici quelques remarques :

Oui FileMaker est un courrielleur

Il est capable d’envoyer un,… ou des milliers de mails, et ce de façon personnalisée. Avec la version actuelle, il est même serveur SMTP. Derrière ce terme barbare, cela veut dire qu’il peut envoyer des mails tout seul. Pas besoin de courrielleur comme Mail, Outlook ou autre.

Mais pas n’importe comment

Il convient, comme d’habitude, de faire les choses correctement. Si, comme je le vois souvent, on envoie le corps du message dans le courrielleur, avec les 500 adresses ciblées dans le champ CCI (copie cachée, indispensable pour que chaque destinataire ne voit pas les adresses des autres), on a de grandes chances pour que cela coince. Il suffit en effet d’une seule adresse mal écrite pour bloquer l’envoi ! Et indépendamment de cette gêne visible, il est clair que notre message se prend plein de mauvais points anti-spam : on vit dangereusement !

Premier avertissement : avoir un fichier propre

Il est très important que votre fichier d’adresses mail soit propre. Pour cela, il faut mettre en place des sécurités à la saisie. Il convient aussi de contrôler et de faire le ménage régulièrement. Toute mauvaise donnée peut bloquer le processus, ou vous donner des mauvais points anti-spam.

Si vous ne savez pas comment faire, commencez par travailler notre cahier pratique « Comment nettoyer ses données FileMaker« .
http://www.librairie-filemaker.com/boutique/cahiers-pratiques/15-nettoyer-ses-donnees.html

Avertissement 2 : gérez les NPAI

Ce sont les « N’habite Plus à l’Adresse Indiquée« . Ce sont les contacts pour lesquels, lors de votre dernier envoi, le mail vous a été retourné comme « non distribué ». Il y a plusieurs façons de gérer cela, suivant le type de fichier que vous avez, depuis l’élimination pure et dure immédiate, jusqu’à la gestion de suivi de confirmation. Dans ce cas là, des rubriques de suivi « NPAI1″ et « NPAI2″ par exemple peuvent être la solution.
Ce qui est certain, c’est que continuer à envoyer des mails à des adresses non distribuées, c’est vous donner des mauvais points anti-spam ! À éviter au maximum, on verra pourquoi en fin d’article…

Avertissement 3 : des envois individualisés

Personnalisés ou non, vos envois doivent être individualisés. Fini les 500 mails dans la zone « cci ». FileMaker est capable d’envoyer un mail à chaque personne ciblée, avec son adresse mail. La méthode du « CCI » donnent des mauvais points anti-spam. Elle provoque des blocages si une seule adresse est mal construite. Et vous êtes obligé de mettre votre propre adresse comme destinataire visible, ce qui est loin d’être propre aux yeux de votre destinataire réel.
On me dira que c’est plus long. Sans doute, si c’est fait manuellement. Mais frichte ! FileMaker est capable d’automatisme, que je sache

Si vous ne savez pas faire, commencez avec notre pack thématique sur les emails personnalisés avec pièces jointes personnalisées.
http://www.librairie-filemaker.com/boutique/packs/81-creer-et-envoyer-un-pdf-par-email.html

Avertissement 4 : répartir les envois

Si vous envoyez 27 mails pour inviter la section locale de votre association, pas de souci. Mais si ce sont les 4657 adhérents nationaux, alors là, DANGER ! Tout envoi groupé avec un trop grand nombre de personnes, quelle que soit la méthode, vous donne des mauvais points anti-spam. Découpez-les en plusieurs groupes, par exemple de 50, espacés dans le temps. Trop lourd, dites-vous ? À vos risques. Mais quand on sait que FileMaker, dans un script, peut créer une boucle, et donc automatiser cela… Ou qu’avec FileMaker Server on peut programmer des actions à heure donnée (envoi d’une boucle par exemple),… pourquoi prendre des risques ?…

Avertissement 5 : les règles de délivrabilité se durcissent

Indépendamment des emailings, plusieurs enquêtes montrent que le taux de délivrabilité des mails est en forte baisse. Le dernier chiffre que j’ai lu indiquait que 18% des mails n’arrivaient pas à leur destinataire (cela varie un peu suivant les pays).
C’est particulièrement vrai depuis cet été 2011, où de nombreux FAI (Fournisseurs d’Accès Internet) mais aussi les principaux fournisseurs d’adresses mails (Yahoo, Google, Orange, Free,…) ont renforcé la lutte anti-spam.
Raison de plus pour faire les choses proprement !

C’est quoi l’anti-spam ?

Je suis comme vous. Nous sommes fatigués de recevoir des mails nous vantant telle loterie, des pilules bleues, ou nous expliquant que nous seuls pouvons aider cette veuve éplorée à récupérer les millions de son mari défunt en Afrique…

Figurez-vous que tout le monde en a marre des spams ! Y compris les FAI à qui cela coûte très cher de gérer des tuyaux et des fermes de serveurs, pour distribuer des messages qui énervent leurs propres clients. Ils ne sont pas masos ! Ils cherchent donc par tous les moyens à réduire le nombre de ces pourriels.

Et c’est à ce moment-là que vous arrivez avec votre emailing. D’accord, vous vous n’êtes pas spammeur, vos mails sont sérieux, vous faites partie des gentils. Mais qui le sait ?
Les filtres anti-spams sont des robots. Ils ne vont pas vous téléphoner pour faire connaissance. Donc, s’ils notent que vous envoyez des milliers de mails, que vous continuez à les envoyer à Dupont, même s’ils vous ont bien dit 3 fois déjà que cette adresse ne marchait plus, si vous mettez plusieurs pièces jointes, ou qui sont trop lourdes, si vous surcharger le champ CCI, si vous écrivez toujours en HTML, si….
À chaque fois que vous transgressez une de leurs règles, vous gagnez des mauvais points. Et un jour, la coupe est pleine ! Ils coupent votre adresse mail, voire votre accès internet. Vous avez bien lu ! Plus d’accès internet ! C’est arrivé à une agence de communication lyonnaise. Suite à un emailing de vœux, il leur a fallu près de 2 mois pour retrouver une connexion internet. En attendant, chaque salarié rentrait chez lui plus tôt le soir pour y faire partir les mails aux clients… Plus récemment, c’est une université parisienne qui s’est fait blacklistée (mettre sur liste noire) et ne pouvait plus rien envoyer ou recevoir.

Le but de cet article n’est pas de donner un cours sur le sujet (cela viendra peut-être). Le but est de vous avertir, car je suis de plus en plus amené à le faire chez de nombreux clients.

Cela dépasse FileMaker certes, mais il ne faut pas s’enfermer sur l’outil. Ce qui compte, c’est le but. FileMaker est un excellent outil. Mais il ne vous dispense pas de respecter les règles qui lui sont externes.

Bons emailings…

Michel Lansard

PS : il y a aussi le mailing papier (qui revient d’ailleurs en force). Et là aussi, il y a des règles !
Si vous voulez que vos fichiers respectent par exemple l’adressage de la poste française, nous avons une fiche technique sur les adresses postales. C’est gratuit !

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