Nous continuons de répondre à certaines questions simples, au hasard de vos réponses à notre sondage.

André, de Québec, nous demande : « Comment envoyer un courriel  directement depuis FileMaker sans passer par le client de messagerie par défaut (Ex.: Mail ou Entourage sur Mac) ».

C’est possible, mais uniquement à partir de FileMaker 11.

Dans les versions antérieures, et depuis très longtemps, FileMaker permet de construire un mail, et de l’expédier en passant par certains courrielleurs (Mail, Entourage, Outlook). On peut évidemment paramétrer tout cela par script (voir pour nos abonnés, les fiches Astuces 12 et 26).

Mais depuis la version 11,  FileMaker est aussi un « serveur SMTP ». Un serveur SMTP est ce qui envoie votre mail. Vous en paramétrez un lorsque vous utilisez votre logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, Mail,…). Vous pouvez donc utiliser celui de FileMaker 11, et ne pas utiliser votre logiciel habituel.

Lors de la fenêtre de préparation du mail, dans FileMaker 11, vous pouvez effectivement choisir comment se fera l’envoi.

Vous avez donc le choix pour faire des mails FileMaker.

En utilisant le SMTP interne de FileMaker, vous ne mobilisez pas votre courrielleur, mais vous ne gardez pas le mail dans une quelconque boite d’envoi. Il est vrai qu’il est conservé dans FileMaker justement

Indépendamment de votre choix pour expédier, n’oubliez pas de faire attention si vous faites des envois en nombre. Les règles d’emailing ont été très fortement resserrées depuis quelques mois pour lutter contre le spam. Certains, qui l’ont oublié, se sont vus couper leur accès internet.

Michel Lansard

Nous continuons de répondre à certaines questions simples, au hasard de vos réponses à notre sondage.

Aujourd’hui, je profite d’une question d’Ali, du Maroc, pour aborder un aspect souvent déroutant lorsqu’on aborde les résultats de calcul FileMaker.

La question initiale était :
« j’ai un fichier où le calcul d’âge n’évolue pas avec l’ancienneté.
Par exemple : au lieu que la rubrique correspondante affiche l’âge exact, elle m’affiche un âge plus jeune de quelques mois.
Pourriez-vous me renvoyer le script de calcul d’âge pour comparer et trouver mon erreur.
Et le résultat de calcul, je le coche en nombre ou en texte ?
Merci et vive les fiches astuces ».

FileMaker a de puissantes fonctions de calcul, que l’on peut combiner pour faire des choses simples comme de très complexes. Mais on oublie souvent deux aspects.

1) La mémorisation ou non

Entrez dans la définition de la rubrique concernée, et cliquez sur le bouton « Options ». La boîte de dialogue obtenue présente une partie traitant de l’indexation. Je reviendrai sans doute plus tard sur l’indexation, mais ici il est important que soit bien cochée : « Ne pas mémoriser les résultats ; recalculer si nécessaire ».

En cochant, on oblige FileMaker à refaire le calcul à chaque ouverture de l’enregistrement. L’âge est alors à jour. Sinon il resterait mémorisé au jour de la création de l’enregistrement.

2) Le format du résultat

Texte ou nombre ?
La rubrique à remplir est discrète, en bas à gauche et il est facile de l’oublier.

La réponse dépend de ce que l’on veut obtenir.
Si le résultat attendu est du genre « 45″, ou « 45,6″ le format nombre est adapté.
Si l’on a formaté le calcul pour avoir « 45 ans », ou « 45 ans, 7 mois et 12 jours » il faut obligatoirement un résultat en texte.

Voilà pour aujourd’hui

Michel Lansard

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Aujourd’hui, c’est un sujet abordé par plusieurs d’entre vous puisqu’on le trouve dans les réponses de Dominique (Enghien) et Marc (Herchies) en Belgique et Ali (Casablanca – Maroc), ainsi que pour la France : Philippe (Andé), Stephen (Villejust) et Laurent. Évidemment, ils aimeraient voir supprimer les limites des Runtimes.

Rappelons qu’on appelle Runtime un exécutable, permettant de faire tourner une base FileMaker sans licence FileMaker. Pour avoir cela il faut la version Advanced.

La limite la plus citée est celle qui empêche de créer des Pdfs. En fait, c’est une question de droit de licence. Pour faire des Pdfs, vous avez, au sein de votre licence FileMaker, payante, une licence Adobe (inventeur du format Pdf). Un runtime étant gratuit, et diffusable gratuitement, n’a pas de licence Adobe, donc pas de création de Pdf.
Sur Mac pas de souci, puisque le Mac fait lui-même les Pdfs. Sous Windows, il faut avoir un logiciel de création Pdf.

On ne peut pas faire non plus de graphique (histogramme et autres camemberts de FileMaker 11) pour les mêmes raisons. Cette fonction est réalisée par une tierce partie, et gratuité enlève licence…

Concernant la mise en réseau, rappelons que les runtimes pouvaient être partagés avec FileMaker Pro 3. Cela a été supprimé avec la version 4, sinon FileMaker ne vendant plus de licence aurait menacé sa survie.

Enfin certains regrettent de devoir faire un runtime pour chaque plate-forme, Mac ou Windows. Là je ne vois pas comment éviter cela, puisqu’il s’agit de faire une application, et qu’elle doit tourner en fonction de la plate-forme.

Note 1 : si vous êtes sous Windows, toujours en version FileMaker 11 originelle, faites les mises à jour. Voir notre article du 30 mars sur le bug initial à la création de runtimes.
http://blog.fmp-formation.com/2010/03/attention-pour-les-runtime-filemaker-11-sous-windows/

Note 2 : certains utilisateurs ont eu quelques problèmes d’affichage après avoir fait des runtimes en version 11v3. Une réinstallation de FileMaker puis réapplication de la v3, a résolu le problème.

À la prochaine pour d’autres question-réponse….

Michel Lansard

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Aujourd’hui c’est la question de Pierre (Koné – Nouvelle Calédonie) :
« Nous pensons mettre une partie de nos poste en « client léger ».
Donc je voulais une confirmation de la possibilité d’installer une partie des licences Fmp sur « Terminal Service ».

Oui c’est possible et cela fonctionne
Simplement il faut obligatoirement avoir une licence FileMaker VLA (V pour volume), c’est-à-dire une licence contenant un FileMaker Server et x licences individuelles (une par poste).
Il est par ailleurs très fortement conseillé d’avoir un serveur TSE séparé du serveur FileMaker.

Plus d’information sur ce document : fmp11TerminalServices.pdf

À bientôt pour un nouveau « question-réponse ».

Michel Lansard

Nous continuons de répondre à certaines questions simples, au hasard de vos réponses à notre sondage :

Aujourd’hui c’est Michel qui nous interroge depuis Paris.

merci de m’expliquer comment anonymiser un nom dans une rubrique en ne laissant p ex que la première lettre

J’avoue avoir été surpris quelques secondes sur l’idée d’anonymisation.
En fait il s’agit de pouvoir isoler le (ou les) premier(s) caractères(s) d’une rubriques.

Cela surprendra certains, mais on peut faire des calculs sur du texte. Plus précisément on peut appliquer des fonctions de calcul sur du texte.

Soit la rubrique « Nom », de format texte.
On peut créer une rubrique de calcul, appelée par exemple « DebutNom ». Certains choisiront de l’appeler c_DebutNom, pour indiquer que c’est un calcul. Chacun sa nomenclature, l’important est d’en avoir une…

On utilisera la fonction « Debut ( Texte ; NombreCaractères ) »
ou « Texte » est du texte ou une rubrique de type texte,
tandis que « NombreCaractères » indique le nombre de caractères voulu.

Comme notre ami Michel demande juste la première lettre on écrira cette rubrique de calcul ainsi :
DebutNom = Debut ( Nom ; 1 )

Attention ! N’oubliez pas de préciser que le résultat de calcul sera du texte, en bas à gauche…
Le bouton « option », en bas à droite, permettra de dire si on veut que ce calcul soit mémorisé ou non.

Remarque : on peut aussi vouloir obtenir cela par un « résultat de calcul » dans les options de création de la rubrique « DebutNom ». Le calcul posé sera bien évidemment le même.

À la prochaine question…

Michel Lansard

PS : vous pouvez bien sur laisser un commentaire si vous désirez, en bas de l’article…

Parmi les vœux exprimés dans les réponses reçues à notre sondage, voici celui de Jean-Claude, de Boulogne Billancourt (France).

« Pouvoir copier ou importer des fonctions personnalisées d’un fichier à un autre (à l’instar des scripts)« .

Rappelons que les fonctions personnalisées sont des fonctions, utilisant les calculs de FileMaker, que vous pouvez définir vous-même et réutiliser là où vous le voulez. Vous pouvez avoir une fonction de formatage d’un numéro de téléphone, ou un éclatement (parsing) de données au sein d’un texte, ou des calculs très particuliers sur les dates,… c’est infini…

En fait le vœux de Jean-Claude est déjà réalisable à la condition d’avoir la version Advanced de FileMaker.
C’est en effet cette version qui permet de créer des fonctions personnalisées. Mais elle permet aussi de copier ou importer des fonctions existantes, depuis d’autres fichiers.

Par exemple, regardons comment importer des fonctions personnalisées.
1. Ouvrez le fichier dans lequel vous souhaitez importer les fonctions personnalisées.
2. Dans le menu Fichier, sélectionnez > Gérer > Fonctions personnalisées.

3. Dans la boîte de dialogue « Gérer les fonctions personnalisées », cliquez sur « Importer ».
4. Sélectionnez et ouvrez le fichier qui contient les fonctions personnalisées à importer.
5. Si un nom de compte et un mot de passe vous sont demandés à l’ouverture du fichier, saisissez-les dans la boîte de dialogue « Mot de passe », puis cliquez sur « OK ».
6. Dans la boîte de dialogue « Importer les fonctions personnalisées », sélectionnez les fonctions à importer.
Truc : pour sélectionner des fonctions non contiguëes, cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl (Windows) ou Commande (Mac OS) enfoncée. Pour sélectionner des fonctions contiguëes, cliquez dessus en maintenant la touche Maj enfoncée.
7. Cliquez sur « OK ».
La boîte de dialogue « Récapitulatif d’importation » s’affiche.
8. Cliquez sur « Ouvrir Fichier journal » pour afficher le « fichier journal d’importation » si vous voulez le consulter, ou cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Récapitulatif d’importation ».
Note : La fonction personnalisée importée apparaît à la fin de la liste. Si FileMaker Pro détermine que cette fonction n’est pas valide pour le fichier cible (par exemple, une fonction, une rubrique ou un calcul dépendants est absent du fichier cible ou la fonction contient une référence de type de rubrique non valide), il place la fonction entre caractères de commentaire (/**/).
9. Fermez la boîte de dialogue Gérer les fonctions personnalisées.

N’oubliez pas, il vous faut la version Advanced. Si ce n’est pas le cas, et que vous avez au moins une version 9, vous pouvez faire la mise à jour. Et oui, c’est peu connu, mais pourquoi ne pas en profiter et économiser ?
http://blog.fmp-formation.com/2010/06/passer-a-filemaker-advanced/

Michel Lansard

Question de Patrick , d’Alsace
Il a besoin de connaître les ports informatiques concernés par FileMaker. Il s’agit de paramétrer son coupe-feu, c’est-à-dire les accès externe à son serveur FileMaker. Ainsi il pourra accéder à ses fichiers de l’extérieur…

Voici donc un petit graphique

À l’occasion du sondage en cours, pour récolter vos vœux 20011 sur FileMaker, plusieurs d’entre vous en profitent pour poser des questions. J’essayerai régulièrement de répondre à certaines de celles-ci, lorsque c’est possible de le faire sans être trop long…

Une des questions les plus fréquentes concerne un bug lié à l’impression sous Mac avec FileMaker 11. On perd la possibilité de n’imprimer qu’une partie de ses enregistrements, car le sous-menu « FileMaker » a disparu. J’en avais d’ailleurs déjà parlé sur ce blog ici :
http://blog.fmp-formation.com/2010/06/probleme-dimpression-sur-mac-et-filemaker-11/
Comme quoi il est utile d’y venir régulièrement, ou mieux de s’inscrire pour être averti des nouveaux articles (voir coupon à droite de cette page).

Le bug est officiellement reconnu par FileMaker :
http://help.filemaker.com/app/answers/detail/a_id/7689/

—> 9 Février 2011 – La mise à jour en v3 corrige le bug ! <—-

http://blog.fmp-formation.com/?p=4781

Indépendamment des « passe-bug » indiqués sur ces articles, il est possible d’utiliser un second pilote d’impression. Si vous n’avez pas d’autres imprimantes, ce n’est pas grave, il suffit qu’un pilote soit installé, même sans machine.

Démonstration par l’image.
Ici tout va bien, j’ai accès au menu « Fichier > Imprimer… > FileMaker Pro »

Puis je vais dans Mail imprimer un email, en gardant la même imprimante et le même profil de réglage. Si je reviens ensuite sur FileMaker imprimer quelque chose, cela va bien.

Mais maintenant, je retourne dans Mail (ou une autre application) et j’imprime cette fois avec un autre profil (ici niveau de gris au lieu de couleurs) sur la même imprimante.

Quand je reviens imprimer dans FileMaker, le bug me frappe. Le menu « FileMaker Pro » a disparu de la liste déroulante.

J’essaye alors d’imprimer ma fiche FileMaker en choisissant un autre pilote (ici c’est une imprimante virtuelle puisqu’il s’agit d’un fax, pour l’exemple).

Si je reviens ensuite sur mon imprimante et mon profil couleur, toujours dans FileMaker : j’ai récupéré mon menu !

En attendant que FileMaker nous propose une correction, il peut donc être utile d’avoir un second pilote d’impression, au cas où…
Bien sûr, inutile de gaspiller du papier, imprimer en pdf fait très bien l’affaire.

Michel Lansard